Ces dernières années, les enjeux autour de la cybersécurité et de la protection des données personnelles se sont intensifiés. Pouvoirs publics, entreprises et particuliers se sont emparés du sujet et de nombreux termes et concepts se sont démocratisés. A cette occasion le coffre-fort numérique est revenu sur le devant de la scène. Coffre-fort de sécurité, coffre-fort salarié, coffre-fort de mots de passe… Cette appellation peut recouvrir des réalités différentes alors même que son utilisation est encadrée par la loi.
Cecurity.com vous propose de vous éclairer en revenant sur les 5 clichés les plus courants à propos du coffre-fort numérique.
« C’est un coffre-fort physique protégé par un dispositif électronique »
Pour beaucoup, quand on parle de coffre-fort l’image d’un coffre-fort physique vient instantanément à l’esprit. En effet, cette appellation peut évoquer des méthodes dont l’ouverture serait électronique.
En réalité, un coffre-fort numérique est un dispositif sécurisé de conservation de documents électroniques. Cependant, la comparaison avec un coffre-fort physique n’est pas complètement dénuée de sens. En effet, ils partagent un objectif commun : conserver de manière sécurisée des documents ou objets confidentiels ou importants.
« C’est un logiciel qui me permet de gérer mes mots de passe »
Effectivement, il existe des gestionnaires de mots de passe permettant de stocker ces derniers dans un endroit sécurisé. Leur objectif ? Vous aider à générer des mots de passe plus sûrs sans avoir à tous les retenir. Là encore, il ne s‘agit pas d‘un coffre-fort numérique au sens des normes et réglementations.
Pour en savoir plus sur la génération de mots de passe sécurisés, retrouvez notre article dédié.
Si un CFN peut stocker des informations chiffrées comme des mots de passe, ce n’est pas sa vocation première. Pour ce faire, nous vous recommandons justement l’usage d’un gestionnaire de mots de passe. N’hésitez pas à consulter cet article pour en savoir plus : cliquez ici.
« Pas besoin de coffre-fort numérique, j’ai déjà un drive »
Quoique le drive soit pratique au quotidien, il ne permet pas une conservation à vocation probatoire des documents. De plus, la plupart des solutions ne proposent pas de chiffrement et ne garantissent pas la confidentialité des données.
Le CFN en revanche, vous garantit l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la sécurité des documents et données qu’il contient. De plus, le coffre-fort numérique est une solution de conservation sécurisée garantissant la préservation de leur valeur probatoire dans le temps. L’avantage ? Conserver vos documents engageants les rend difficilement contestables devant la justice en cas de litige.
Si le drive demeure un outil simple d’utilisation et efficace, il ne vise pas les mêmes objectifs qu’un coffre-fort numérique. Ces services doivent donc être réservés aux documents peu engageants ne nécessitant pas de garantie forte en matière de confidentialité.
« Une GED permet de conserver des documents au même titre qu’un CFN »
La Gestion Electronique de Documents (GED) permet à une entreprise de gérer et collaborer sur des documents en cours de rédaction. Une GED permet donc d‘avoir un espace unique pour produire, éditer, faire valider et stocker des documents. Aussi, leurs différentes versions sont conservées tout au long de leur processus de rédaction.
Le coffre-fort numérique est un complément naturel à la GED. Une fois vos documents finalisés dans la GED, le CFN peut prendre le relais pour les conserver.
« Le coffre-fort numérique, c’est uniquement pour les bulletins de paie »
Si un employeur transmet des fiches de paie dématérialisées à ses salariés, ce doit être au travers d’un dispositif sécurisé. Ce dernier doit obligatoirement garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données (article L3243-2 du code du travail). C’est pourquoi les bulletins de paie électroniques sont généralement déposés dans des services de coffre-fort numérique respectant la loi. Sa simplicité d’utilisation le rend accessible aux particuliers tout en étant conforme aux exigences réglementaires.
Cependant, il est à noter qu’un coffre-fort numérique ne se limite pas à la conservation des bulletins de paie. En effet, en fonction de votre fournisseur de coffre-fort vous pouvez y conserver les documents de votre choix. Ajouter des documents dans un CFN permet d’en préserver leur valeur probante dans le temps et de garantir leur confidentialité.
Le coffre-fort ne se limite d’ailleurs pas à la sphère privée. Il permet tout autant de garantir la valeur probante et la confidentialité des documents des entreprises.
Comment savoir si votre service de coffre-fort numérique est conforme ?
L’appellation service de coffre-fort numérique est encadrée par la loi :
- Article L103 du code des Postes et des communications électroniques
- Article L122-22 du code de la consommation
- Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique
- Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique
Et fait également l’objet d’une norme et d’une certification associée :
- Norme AFNOR NF Z42-020 décrivant le fonctionnement et les attendus d’un composant coffre-fort numérique (CCFN)
- La certification NF Logiciel 203 CCFN sanctionnant le respect des exigences de la norme AFNOR NF Z42-020
N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre fournisseur sur son respect de la réglementation et son éventuelle obtention de la certification NF relative aux composants coffre-fort numérique.
Pour en savoir plus sur le coffre-fort de Cecurity.com, rendez-vous sur notre page.
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