A l’ère de la dématérialisation, les procédures administratives se modernisent chaque jour. Les entreprises aussi cherchent à améliorer leur productivité en facilitant la gestion des tâches récurrentes. Et pour cause, il n’est plus à prouver le gain d’efficacité et de productivité des équipes. Ce changement se ressent notamment au niveau des coûts budgétaires de ces nouveaux processus par rapport au traitement papier.
L’édition et la distribution des bulletins de paie est une tâche répétitive qui prend du temps aux fonctions RH. C’est pourquoi les entreprises privilégient de plus en plus leur gestion et leur envoi de manière dématérialisée. D’autre part, les salariés sont eux aussi majoritairement volontaires à cette transition numérique. A condition d’avoir une solution de dématérialisation garantissant la sécurité et la confidentialité de leurs données personnelles.
Votre entreprise est en pleine réflexion au sujet de ce changement ? Vous ne connaissez pas encore les obligations ou les démarches à suivre ? Cecurity.com revient sur les principes de base de la dématérialisation des bulletins de paie.
La législation en termes de dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie représente aujourd’hui un véritable tournant pour les entreprises. Considérée comme un avantage par les collaborateurs, elle doit néanmoins être conforme à la réglementation et garantir la sécurité des données.
Depuis la loi Travail de 2017, la dématérialisation des bulletins de paie s’est vu être facilitée. Désormais, un employeur n’est plus dans l’obligation de demander l’autorisation préalable à son salarié pour mettre en place la dématérialisation. Il devra simplement l’informer de ces changements.
L’employeur doit respecter certaines conditions pour la distribution des bulletins de paie à ses salariés. En effet, ce dernier doit être en mesure de garantir l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données.
- L’intégrité par la signature électronique des bulletins de paie remis aux salariés grâce à un certificat électronique,
- La disponibilité en conservant et en permettant l’accès de manière sécurisée aux bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans (ou jusqu’au 75 ans du salarié),
- La confidentialité par la création d’un espace d’archivage personnel dédié à chaque salarié
- L’accessibilité par l’émission des documents dans un format lisible et pérenne.
L’employeur est également tenu de conserver une copie des fiches de paie pendant 5 ans. (Art. L3243-2 du Code du travail, modifié par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009). Cette conservation peut se faire par le biais d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013. Cette dernière garantit l’intégrité, la sécurité, la pérennité et la traçabilité des copies pendant le temps légal de conservation.
Maintenant vous connaissez vos obligations en termes de législation et vos avantages de passer à la dématérialisation des bulletins de paie. Pour aller encore plus loin, Cecurity.com vous donne quelques conseils à respecter pour vous préparer au mieux à cette évolution.
3 étapes pour passer à la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise :
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Trouver un partenaire fiable et conforme
Pour commencer, s’entourer d’un partenaire de confiance est primordial pour réussir votre passage à la dématérialisation. Pendant votre recherche assurez-vous que ce dernier soit conforme et expert dans son domaine. En effet, il doit pouvoir vous accompagner dans l’apprentissage et la mise en place de votre nouvelle solution.
Comme vu précédemment, pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie il y a certaines obligations légales à respecter. Votre nouveau partenaire devra donc vous proposer une solution respectant le cadre légal actuel et à venir.
Les éditeurs de dématérialisation sont divers et multiples sur le marché. Choisir parmi autant de prestataires peut vous sembler compliqué. Optez pour une solution qui vous fera gagner immédiatement en productivité. Une solution qui vous permettra d’offrir à vos collaborateurs et clients un service innovant, sécurisé et conforme à la réglementation. Assurez-vous que votre prestataire puisse gérer de façon autonome la distribution de vos bulletins de paie.
En termes d’accompagnement, vous devrez définir ensemble le processus à adopter selon le fonctionnement de votre entreprise.
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Communiquer en interne sur ce changement & l’organiser avec son partenaire
Vous l’aurez donc compris, l’employeur souhaitant passer au bulletin de paie électronique à plusieurs obligations à respecter. Notamment celle d’informer ses salariés par tout moyen conférant date certaine. Cette information doit se faire à minima 30 jours avant l’envoi du premier bulletin dématérialisé. Nous vous recommandons donc d’anticiper votre communication interne à destination de vos salariés bien avant ce délai. Avec l’aide de votre partenaire de dématérialisation, établissez un plan pour sensibiliser un maximum vos collaborateurs aux nouvelles procédures.
En même temps que vous notifierez vos salariés de ce changement, vous et votre partenaire organiserez la procédure. C’est à ce moment-là que vous testerez avec votre prestataire le bon fonctionnement de la transmission des bulletins de paie.
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Lancer son premier flux de bulletin de paie dématérialisé
Une fois les phases de préparations terminées, vous ou votre partenaire devrez transmettre à vos salariés la procédure à suivre. Associé à cette note d’information, vos salariés devront avoir la possibilité de choisir la voie dématérialisée ou papier.
Votre responsable paie peut lancer officiellement le premier train de paie dématérialisé via le portail partenaire !
Par la suite, toutes les instructions seront adressées individuellement à l’ensemble des salariés concernés par ce changement. Elles contiendront les informations nécessaires à l’activation de leur espace personnel qui, en fonction de votre partenaire, peut être un coffre-fort numérique.
Vos salariés pourront désormais consulter leur bulletin de paie depuis cet espace personnel entièrement sécurisé et confidentiel. Cet espace numérique est accessible de n’importe où et à n’importe quel moment. Souvent, à chaque dépôt dans les espaces, vos salariés seront informés par mail.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’offre de dématérialisation des bulletins de paie de Cecurity.com ? Retrouvez notre page dédiée ou contactez-nous directement !
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