Dans un contexte où la modernisation des processus RH devient incontournable, la dématérialisation des bulletins de paie suscite un intérêt croissant, avec 80 % des Français favorables à cette évolution[1]. Pourtant, de nombreuses entreprises hésitent encore à sauter le pas. À mesure que les réglementations évoluent et que les enjeux de sécurité des données se renforcent, il est crucial de remettre en question les idées reçues qui entourent ce passage à la dématérialisation des bulletins de paie. Cecurity.com propose de vous éclairer en déconstruisant les 5 clichés sur la dématérialisation des bulletins de paie les plus courants.
Cliché n°1 : L’accord du salarié
« Je suis obligé(e) d’avoir l’accord préalable de mes salariés pour passer à la dématérialisation des bulletins de paie. »
Depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail facilite la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie. En effet, un employeur peut désormais mettre en place le bulletin de paie électronique sans obtenir le consentement préalable des salariés. Cependant, l’employeur a un devoir d’information envers ses collaborateurs et doit les prévenir de ce changement a minima un mois à l’avance par tout moyen conférant date certaine.
Les salariés, quant à eux, bénéficient d’un droit d’opposition à la dématérialisation des bulletins de paie et peuvent choisir de continuer à recevoir leurs bulletins au format papier.
Cliché n°2 : La protection des données personnelles
« Recevoir ses bulletins de paie au format papier, c’est plus sûr ! Qui sait si mes données personnelles sont en sécurité sur Internet. »
Pour une dématérialisation conforme, l’employeur doit respecter certaines conditions pour le traitement et la distribution des bulletins de paie de ses salariés. En optant pour l’offre ePaie proposée par Cecurity.com, chaque salarié dispose d’un coffre-fort numérique personnel d’une capacité de 5 Go qui permet un archivage chiffré et sécurisé. Le service de coffre-fort numérique MyCecurity.com est conforme à la loi pour une République numérique et aux exigences de la norme NF Z42-020 afin de garantir la confidentialité et la protection des données personnelles des salariés.
Cliché n°3 : Accessibilité et pérennité des documents
« Si je dois stocker mes documents sur Internet, j’ai peur de les perdre. »
L’employeur doit être en mesure de garantir à ses salariés la disponibilité et l’accessibilité des données :
➡️ L’employeur garantit la disponibilité en conservant de manière sécurisée les bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié).
➡️ L’employeur garantit l’accessibilité par l’émission des documents dans un format lisible et pérenne.
C’est ce que permet notamment le coffre-fort salarié MyCecurity.com que le collaborateur peut conserver même en cas de changement d’employeur.
De plus, l’employeur est également tenu de conserver une copie des bulletins de paie pendant 5 ans (Art. L3243-2 du Code du travail, modifié par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009). L’offre ePaie propose donc, en plus du coffre-fort salarié, un service d’archivage à valeur probatoire certifié NF 461 et ISO 27 0001 qui garantit l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des copies des bulletins de paie pour l’employeur.
Cliché n°4 : Accompagnement au changement
« Si je choisis de dématérialiser les bulletins de paie de mes salariés, ils auront du mal à s’adapter à ce changement. »
Chez Cecurity.com, nous vous proposons un accompagnement personnalisé au moyen d’un kit de démarrage reprenant les étapes clé pour réussir le passage à la dématérialisation des bulletins de paie ainsi que des outils pour accompagner les salariés durant toute cette période de transition.
Diverses ressources, dont un guide à destination du service Ressources Humaines sont mises à la disposition de l’employeur qui bénéficie également d’un entretien métier avec les équipes Cecurity.com pour l’aider dans la prise en main de la plateforme de dématérialisation et la mise en route de son projet.
Ensuite, l’employeur informe ses salariés des changements à venir en leur adressant une notification officielle concernant le passage aux bulletins de paie dématérialisés, et ce, au moins un mois avant l’envoi du premier bulletin électronique. Pour cela, Cecurity.com met à disposition des employeurs des outils afin de faciliter la communication auprès de leurs salariés.
Enfin, les salariés qui optent pour la réception dématérialisée de leurs bulletins bénéficient d’un coffre-fort numérique. Ils reçoivent également un guide pour les accompagner pas à pas dans cette transition. Clair et concis, ce document leur permet de découvrir les étapes clés pour accéder à leurs bulletins de paie dématérialisés et profiter de toutes les fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique MyCecurity.com. Ils ont aussi accès à un support client basé en France, joignable par email et par téléphone en cas de besoin.
Cliché n°5 : Gestion autonome de la distribution des bulletins de paie
« La mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie risque de perturber le quotidien de mon service RH »
Au contraire, la dématérialisation des bulletins de paie permet à vos équipes de gagner du temps grâce à l’automatisation de la distribution. Cela leur donnera l’opportunité de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour gagner en efficacité et en productivité. Qui plus est, une diffusion accélérée des bulletins de paie permet une gestion plus fluide des processus internes et de la relation employeur-salarié.
Nous garantissons également une simplicité d’utilisation. En effet, notre plateforme SaaS Cecurity.com a été conçue pour proposer une expérience utilisateur intuitive et facile. De plus, elle prend en charge les bulletins de paie au format PDF provenant de n’importe quel SIRH et s’accompagne d’outils de suivi qui permettront à votre service RH d’avoir un contrôle des flux en temps réel.
L’offre ePaie propose également un système d’enrôlement automatique pour les salariés pour un démarrage rapide et sans charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires de paie.
Enfin, les salariés peuvent gérer de manière autonome le mode de distribution des bulletins de paie qu’ils préfèrent (coffre-fort ou papier). Cela garantit une adaptation aux préférences de chacun conformément à la loi, tout en assurant une gestion sécurisée et efficace des processus pour les équipes RH.
Après avoir démystifié les 5 clichés sur la dématérialisation des bulletins de paie, découvrez l’offre ePaie, sur notre page. ou prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.
[1] Source : Sondage Ifop pour Neopost France réalisé en 2017
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