MARKESS International, a rendu public le 20 mars 2013 sa nouvelle étude: « Solutions de coffre-fort numérique : attentes et perspectives 2015 ». Un des objectifs de cette étude, à laquelle Cecurity est associée en tant que sponsor, était de comprendre les besoins associés à la conservation de documents numériques (factures, relevés bancaires, contrats, documents comptables, bulletins de paie, bons de commande, documents R&D…), tant de la part des directions en interne que des collaborateurs et des partenaires commerciaux.

Nous remercions les analystes de MARKESS qui nous ont autorisés à reproduire ci-dessous les principaux enseignements de cette étude dont une version plus complète est accessible à la page suivante : bit.ly/markessREF_ARCH13

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Logique prolongement des multiples chantiers de dématérialisation engagés ces dernières années par les entreprises et les administrations, l’archivage électronique est dorénavant rentré dans les mœurs de nombreuses organisations. Dans sa dernière étude, MARKESS International note en effet une réelle progression des pratiques avec cette année près des deux tiers des 130 décideurs interrogés qui archivent des contenus électroniques contre un peu plus de la moitié un an plus tôt.

Un intérêt croissant pour le coffre-fort numérique avec de multiples motivations

Si l’archivage électronique progresse de façon générale, la croissance est d’autant plus flagrante concernant l’archivage dit à « vocation probatoire »* : 38% des 130 décideurs interviewés par MARKESS International début 2013 indiquent y recourir contre 22% de l’échantillon interrogés début 2012. Et l’intérêt ne semble pas s’essouffler avec 46% des décideurs mentionnant des projets dans ce sens à plus ou moins longue échéance ! Aussi, au-delà des exigences propres à l’archivage, il convient de tenir compte des contraintes, notamment techniques, promptes à garantir l’intégrité et la pérennité des contenus électroniques, et l’authenticité de leur origine afin de pouvoir conférer à ces contenus la nature d’original et pouvoir ainsi apporter une preuve en cas de litige ou de contrôle.

Dans ce contexte, le coffre-fort numérique fait l’objet d’une attention accrue. Au vu des récentes interviews de MARKESS International, tant auprès de décideurs métiers qu’informatiques, il apparaît que bon nombre d’entre eux ont recours ou comptent recourir à des solutions de coffre-fort numérique dans un but probatoire.

L’apport d’une preuve légale en cas de procès ou de litige est en effet le critère jugé le plus important dans la mise en place d’un tel espace sécurisé permettant la conservation de documents ou contenus numériques de façon à en garantir l’intégrité et la pérennité dans le temps.

Entreprise, client, fournisseur, employé, citoyen… :
usagers potentiels du coffre-fort numérique

Au-delà de la conservation des factures électroniques ou des bulletins de paie dématérialisés, de nombreuses autres applications du coffre-fort numérique s’offrent aux entreprises. A l’image de la dématérialisation qui s’immisce dans tous les processus métiers, le coffre-fort numérique voit ainsi se développer les usages qu’en font les entreprises, tant pour des besoins internes qu’externes. Comme le note Hélène Mouiche, analyste senior, responsable de la recherche chez MARKESS International, ces usages devraient croître de façon assez soutenue d’ici 2015 : « au-delà de ses qualités intrinsèques relevant davantage de l’archivage, le coffre-fort numérique commence également à être vu comme un service à valeur ajoutée que les entreprises peuvent offrir à leurs différents partenaires afin d’améliorer leurs relations ». Ainsi, le coffre-fort numérique s’intègre-t-il aisément dans un projet plus global de relation client ou de relation fournisseur (cf. coffre-fort numérique destiné aux fournisseurs afin d’y conserver outre les factures électroniques, différents documents qui ponctuent la relation avec leur donneur d’ordre tels que les contrats, les bons de commande, les bons de livraison…). De même, une administration ou un service public peut proposer un coffre-fort numérique du citoyen.

A l’instar des nouvelles formes d’échanges électroniques, des réseaux sociaux et des technologies mobiles qui se propagent dans les usages quotidiens de la sphère privée et inspirent des usages au niveau professionnel, il y a fort à parier que les pratiques de conservation de documents et contenus électroniques au sein de coffres-forts numériques suivront ce modèle. Aussi, des acteurs tels que les assurances, le secteur public mais aussi des opérateurs de services (télécommunications, postaux, de services d’utilité publique…) ont toute leur légitimité sur ce marché afin de porter des offres BtoBtoC en partenariat avec des acteurs maîtrisant les technologies associées aux coffres-forts numériques.

Néanmoins, les contraintes légales pesant sur la conservation des documents échangés par les entreprises dans leurs relations avec d’autres entreprises (BtoB) ou leurs employés (BtoE) sont plus fortes que celles avec leurs clients particuliers (BtoC). Aussi, MARKESS International constate que les attentes des décideurs envers leurs prestataires de solutions de coffres-forts numériques vont au-delà du simple stockage en ligne auquel peuvent être assimilées certaines offres du marché aujourd’hui.

Les normes et certifications auxquels peuvent répondre les solutions de coffres-forts numériques et attendues par les décideurs interrogés témoignent d’un besoin de repères sur ce marché naissant. Par ailleurs, pour gagner ses lettres de noblesse, les solutions de coffre-fort numérique devront nécessairement être interopérables, un autre critère clé mis en avant par près d’un décideur sur deux dans cette étude.

MARKESS Internationnal

* L’archivage repose sur l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Pour des contenus électroniques dit « à vocation probatoire », il s’agit de recourir à un dispositif d’archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, de même que l’authenticité de leur origine, et ainsi leur apporter une valeur soit juridique, soit reconnue par des tiers.

Source : MARKESS Internationnal