Rien ne justifie les débats qui opposent parfois de façon caricaturale les coffres-forts numériques et les Systèmes d’Archivage Electronique. Le coffre-fort électronique n’est pas un pseudo SAE incomplet pas plus qu’il n’aurait la vocation à se substituer à lui.

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Le Système d’Archivage Electronique (SAE), selon la description qui en est faite dans la norme AFNOR NF Z42-013 et les règles de certification NF 461, doit être envisagé à la fois comme un assemblage de composants logiciels, comme un système d’information avec ses procédures d’exploitation et comme une démarche qualité impliquant une forte dimension organisationnelle. Comme son nom l’indique le Composant coffre-fort numérique (CCFN), définit par la norme AFNOR NF Z42-020 et les règles de certification NF Logiciel, se situe dans un registre moins ambitieux. Son unique prétention est de pouvoir être considérée comme un composant logiciel offrant des fonctionnalités précises, essentiellement en matière d’intégrité et de traçabilité, dans une moindre mesure de confidentialité grâce à la limitation d’accès aux informations pour les administrateurs. A la différence d’un SAE, un CCFN ne prendra pas par exemple en charge la question du contrôle et de la conversion des formats d’archivage, ni la gestion unifiée des archives papier et électronique.

Complémentarité naturelle

Au-delà de la distinction fondamentale qu’il peut y avoir entre un service de SAE et un progiciel de coffre-fort numérique, il y a bien une complémentarité naturelle entre les deux univers. Le coffre-fort numérique peut avoir vocation à être un composant d’un SAE. Cette complémentarité est prévue par les règles de certification NF 461 relatives au SAE, où il est indiqué que le demandeur de la marque de certification peut bénéficier de modalités de contrôle allégées s’il est déjà bénéficiaire d’un certificat NF Logiciel, dispositif de certification couvrant désormais le CCFN.

Si le coffre-fort numérique ne vise pas à se substituer à un SAE, est-il pour autant restreint à la seule fonction de sous-ensemble de ce dernier ? Il n’en est rien car le coffre-fort numérique, bénéficiant de sa dimension de composant, peut être tout aussi bien être connecté à d’autres dispositifs technologiques qu’il s’agisse de PGI/ERP (progiciel de gestion intégré), de CRM (Customer Relationship Management), de SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) ou encore d’ECM (Enterprise Content Management). Il peut être également envisagé comme la brique de conservation sécurisée à vocation probatoire d’une plate-forme métier de dématérialisation ou d’un télé service déployé par la sphère publique.

Plate-forme de dématérialisation de réponses aux marchés publics, production, diffusion et conservation de factures électroniques fiscalement dématérialisées, mise en œuvre du bulletin de paie électronique, mise à disposition du fichier des écritures comptables en cas de contrôle fiscal : la grande variété des usages du coffre-fort numérique démontre qu’il peut bénéficier d’une légitimité et d’une utilité indépendamment de sa mise en œuvre au sein d’un Système d’Archivage Electronique.

Alain Borghesi