Le coffre-fort numérique est perçu par les organisations comme le réceptacle numérique de nombreux documents. Si les documents RH (bulletins de paie, contrat de travail, etc.) sont cités en premier par 92,3% des sondés (source : Etude SerdaLAB réalisée en janvier 2017), les documents fiscaux arrivent en seconde position (71,6%), suivis des factures (70,4%), des relevés des banques ou des assurances (64%), des documents de santé (59%), des documents d’Etat Civil (57%) et des factures, échéanciers et autres documents liés aux abonnements aux opérateurs d’énergie (eau, électricité, gaz, etc.).

Mais bien d’autres usages sont envisagés par les répondants, comme la conservation d’archives historiques, de documents patrimoniaux, de documents personnels (non administratifs), de mots de passe, d’actes notariaux (titres de propriété, testaments, etc.), de films, de fichiers sonores, de photos, de copies de documents officiels (permis de conduire, cartes grises, etc.), de documents et notes confidentiels, de contrats ou encore de documents métiers (techniques, dessins, schémas, etc.).

Ce qui revient à dire que dans un coffre-fort numérique, il est possible de TOUT conserver Du moins, tous les documents servant de justificatifs, de preuves ou possédant une certaine valeur (économique ou sentimentale). La liste étant, bien entendu, différente, selon qu’il s’agisse d’un coffre-fort professionnel ou grand public.

Au-delà des usages, les organisations attendent beaucoup du coffre-fort numérique. Mais le principal bénéfice qu’elles y voient, réside dans l’archivage sécurisé et probant (71,6%). Vient ensuite la possibilité de disposer d’une plateforme centralisée pour la conservation des documents (70%), suivie de la réduction des pertes de documents (69%) et l’archivage à long terme (61%).

Les notions de confidentialité des documents (58%), d’économies en termes d’impression, d’envoi et d’affranchissement (55%) et de gain de temps (44%) sont également importantes pour les organisations interrogées. Quant à la sécurité, à l’accessibilité nomade, à la disponibilité 24/7 et à la facilité d’utilisation, elles font aussi partie des bénéfices immédiats constatés par les sondés.

SerdaLAB