Pourquoi BDO France, 7ème cabinet français d’expertise comptable, d’audit et de conseil, s’est-il lancé dans la dématérialisation des bulletins de paie ?

« Il s’agissait de s’engager résolument en faveur de la transformation numérique du cabinet mais aussi de celle de nos clients », explique Dominique Roques qui ajoute que « certains étaient particulièrement demandeur et d’autres un peu moins. Pour ces derniers, nous considérons que l’incitation s’inscrivait pleinement dans notre devoir de conseil ». L’offre ePaie de BDO est une partie de l’offre globale proposée par le portail RH BDO qui intègre également la mise à disposition du logiciel de paie Silae.

C’est aussi la volonté de proposer une offre globale 100% digitale, dénommée WiDO360, qui a motivé l’engagement de Pro Archives Systèmes sur cette nouvelle activité. Pour Jean-Marc Giudicelli, « il nous fallait intégrer la brique bulletin de paie électronique avec la digitalisation de l’ensemble des documents RH tels que les contrats de travail ou les avenants et ce, poursuit-il, dans le cadre d’une stratégie de différenciation reposant sur l’ensemble des métiers du groupe ».

Pour Pro Archives Systèmes, la cible commerciale de son offre ePaie se situe évidement sur ses clients actuels des prestations d’archivage mais aussi plus généralement les entreprises de 200 à 300 salariés qui possèdent leur propre service informatique. Pour BDO, le marché des plus petites entreprises est également visé car l’ambition est bien d’offrir aux TPE de deux salariés les mêmes outils qu’à l’entreprise de 500 salariés.

Les facteurs clés de succès d’un projet ePaie

« Même logiciel, même coffre-fort numérique : le modèle SaaS (Software as a Service) permet désormais la diffusion à grande échelle, et à un coût accessible, de solutions qui auparavant étaient réservées aux grandes entreprises » souligne Dominique Roques.

Accompagnement au changement, facilité de déploiement, conformité et réduction des coûts : les retours d’expérience de BDO et de Pro Archives Systèmes ont également permis de mettre en évidence les principaux facteurs clés de succès pour la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation des bulletins de salaire.

L’accompagnement au changement et plus spécifiquement l’important travail de support est une difficulté qu’il est indispensable de surmonter indique Dominique Roques, « surtout dans ce contexte où le service proposé s’adresse directement aux salariés de nos clients ».
De son côté, Jean-Marc Giudicelli insiste sur « la nécessité de proposer des solutions agiles, pas trop compliquées à mettre en place ». Les deux intervenants se rejoignent sur l’impératif de la conformité. « RGPD, norme Z42-020, 50 ans de conservation : autant de sujets qui ne sont pas simples et qui nous conduit sur la voie du partenariat avec Cecurity.com » résume Jean-Marc Giudicelli. Dominique Roques constate pour sa part que « le RGPD a eu une vertu pédagogique en favorisant une prise de conscience : il n’est désormais plus envisagé de transmettre les bulletins de paie par email de façon non sécurisée. Le déploiement de coffresforts numériques devient dès lors une évidence par rapport au contexte juridique ».

Pour finir, si, selon les études, quatre salariés sur cinq sont favorables à la dématérialisation de leurs bulletins de salaire, le coût d’un tel projet pour l’employeur n’est-il pas excessif ? En se fondant sur l’exemple de BDO, Dominique Roques démontre que cette prestation permet de valoriser un nouveau service apporté par le cabinet d’expertise-comptable et à l’employeur de réduire ses coûts. Un transfert de valeur qui s’effectue pour l’essentiel au détriment des budgets auparavant consacrés à l’affranchissement.

Arnaud Belleil