Les solutions de conservation de documents électroniques et/ou de données font aujourd’hui partie de notre quotidien. Nous les utilisons à bon escient, souvent de notre plein gré et quelques fois, sans même nous en rendre compte. Cependant, tant pour les entreprises que pour les utilisateurs, une confusion règne parfois quant aux deux principales solutions disponibles sur le marché : les Coffres-Forts Numériques (CFN) et les Systèmes d’Archivage Electronique (SAE). S’agissant de solutions permettant de conserver de façon sécurisée des documents électroniques, en quoi se différencient-elles ?

Le Coffre-Fort Numérique et le Système d’Archivage Electronique sont en effet semblables en ce sens que ce sont tous deux des solutions de conservation sécurisée à vocation probatoire reposant sur la mise en œuvre de moyens cryptographiques. Elles se différencient donc des simples espaces de stockage que nous utilisons tous (stockage de nos e-mails sur le cloud, de nos photos, etc.) car elles garantissent l’intégrité du document conservé dans le but qu’il soit recevable comme preuve devant un tiers (notamment dans un cadre juridique). La technologie apportée par ces solutions de conservation garantit donc une traçabilité accrue et la non-modification des documents pendant toute leur durée de conservation. En d’autres termes, le CFN et le SAE ne conservent que des documents dans leur version finale, cela les différencie des solutions de GED (Gestion Electronique de Documents). Le CFN et le SAE sont donc utilisés pour conserver des documents ayant une certaine valeur pour les utilisateurs ou les entreprises.

Cependant, comme leurs noms l’indiquent, il existe quelques différences entre le CFN et le SAE, et cela à bien des égards. Tout d’abord, ces solutions sont définies par des normes différentes.

Le SAE est défini par les normes NF Z42-013 (Archivage Electronique – recommandations et exigences) et ISO 14641 (Archivage électronique — Conception et exploitation d’un système informatique pour la conservation intègre de documents électroniques).
Le CFN, en tant que composant visant à être intégré dans une application, est couvert par la norme NF Z42-020 (Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps).

Sur le plan règlementaire, le service de Coffre-Fort Numérique est défini par l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques et précisé par deux décrets :
• le décret 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique ;
• le décret 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique.

En pratique, ces textes règlementaires et normatifs formalisent la complémentarité de ces solutions quant à leur gestion des règles de conservation. Le Système d’Archivage Electronique est utilisé dans le but de gérer un grand nombre d’archives différentes grâce à l’établissement de profils d’archivage pour chaque type d’archive (durée de conservation, droits et rôles des nombreux utilisateurs, conversion en formats pérennes). Ce profil d’archivage devient souverain notamment en termes de suppression des archives. Dans un coffre-fort numérique, tous les documents sont conservés de manière identique en tant qu’objets numériques. Le nombre d’utilisateurs est restreint et la confidentialité est renforcée par la mise en œuvre du chiffrement.

Ces différences peuvent se rejoindre pour réunir l’ensemble des caractéristiques des deux solutions. En effet, nous pouvons avoir besoin de combiner la gestion amplifiée d’un SAE tout en acquérant pour certains documents ou données une sécurisation maximale grâce au chiffrement du CFN. C’est pourquoi un Composant Coffre-Fort Numérique peut être intégré à un SAE.

La dématérialisation des bulletins de paie constitue un autre exemple de la complémentarité des deux solutions. Le salarié disposera ainsi de ses bulletins de salaire dans son coffre-fort numérique personnel alors que le service RH de l’entreprise pourra archiver l’exemplaire employeur de tous les bulletins de paie au sein de son SAE.
Finalement, ce sont bien les usages qui permettent de différencier les solutions et de savoir laquelle utiliser. De manière générale, le SAE est souvent utilisé par de grands organismes gérant un ensemble d’archives et d’utilisateurs important. Le CFN est en général mis en place pour des particuliers ou des entreprises conservant différents volumes d’archives sans pour autant avoir le besoin de définir des profils d’archivage.

Amélie Frezier

En savoir plus : guide FNTC (Fédération des Tiers de Confiance du Numérique) Archivage électronique : Que choisir entre coffre-Fort Numérique (CFN) et Système d’archivage Electronique (SAE) ?