Si la dématérialisation des flux sortants est en théorie source de nombreux avantages, force est de constater que le déploiement demeure à un niveau relativement modeste. Les freins essentiels ne résident ni dans l’absence d’un cadre juridique ni dans la maturité des solutions techniques de types coffre-fort électroniques. Ce retard s’explique par la nécessité pour les organisations de maintenir deux canaux de diffusion : l’un électronique et l’autre papier.

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Simplification, fidélisation des clients et partenaires, réduction des coûts, recentrage sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, sécurisation de l’information, contribution au développement durable : la dématérialisation, comprise comme la production, la diffusion et l’archivage d’originaux électroniques, procure de nombreux avantages pour les organisations qui y ont recours.

Si les projets de dématérialisation se développent, on est cependant  obligé de constater un décalage entre les atouts de la dématérialisation et l’omniprésence persistante des factures, relevés ou bulletins de paie imprimés sur du papier.

Ce décalage dans l’adoption par les organisations de ce qui apparaît à l’évidence comme une avancée remarquable ne peut s’expliquer par des incertitudes juridiques ou par une absence de maturité technologique. Le cadre règlementaire est défini depuis de nombreuses années et les solutions techniques, de type coffres forts numériques, ont depuis longtemps quitté la sphère des projets pilotes pour être déployées dans des environnements que l’on peut qualifier d’industriels.

 Pas de « grand soir » de la dématérialisation des flux sortant

Résumer le décalage dans l’adoption de la dématérialisation par le seul effet de freins culturels correspond également à une explication trop courte, même si elle n’est pas totalement sans fondement. Plus fondamentalement, la difficulté essentielle réside dans le fait qu’il ne peut y avoir un « grand soir » de la dématérialisation des flux sortants. Les entreprises se doivent de maintenir durant une phase intermédiaire, qui peut s’avérer longue, deux canaux de diffusion – l’un électronique et l’autre papier – en fonction de l’adhésion ou non des destinataires, qu’il s’agisse des clients pour les factures ou relevés ou des salariés pour les bulletins de salaire.

Dès lors, en dépit des tous les atouts démontrables de la dématérialisation, il devient en pratique difficile d’obtenir un retour sur investissement quand on doit faire coexister deux dispositifs de diffusion alors qu’un seul était jusqu’alors nécessaire.

 Des prestataires de l’hybride

Dans ce contexte, une solution pertinente consisterait pour les organisations à externaliser la totalité de leurs flux sortants auprès d’acteurs pouvant prendre en charge le caractère hybride de la diffusion, papier ou électronique.

Ce type de prestataire doit avoir la capacité de traiter les flux informatiques sortants de façon à produire dans un premier temps les éditions papier ou les originaux électroniques. Il leur faut ensuite acheminer les documents soit par courriers soit vers les coffres forts numériques des destinataires adhérents à la dématérialisation. Enfin, ils doivent alimenter le coffre-fort d’archivage à valeur probante de l’entreprise émettrice.

Ces acteurs se doivent aussi de posséder une capacité à développer une pédagogie de la dématérialisation pour favoriser l’adhésion progressive des destinataires à l’original électronique.

Loin de constituer un métier en voie d’obsolescence, l’éditique représente bien une des compétences essentielles que doit de maîtriser un prestataire de dématérialisation dans la cadre d’une prestation globale à même de prendre en charge la gestion de l’hybride et à assurer dans la durée le basculement du papier vers l’électronique.

Arnaud Belleil