Article mis en ligne le 24 décembre 2008

Cet article reprend les éléments d’une intervention réalisée en collaboration avec Catherine Groos, ArchivesLegalSolutions, le 25 novembre 2008 dans le cadre d’une conférence organisée par Comundi.

En période de resserrement des budgets, les projets d’archivage électronique peuvent faire partie des priorités différées. Les responsables du domaine vont alors être tentés au sein des organisations de motiver et convaincre leur direction en utilisant une approche de type ROI (Return on Investment). Il s’agira de montrer que ces chantiers ne se limitent pas à engendrer des coûts mais qu’ils sont également susceptibles de procurer des avantages à l’organisation, d’être « rentables ». Quels peuvent être alors les arguments mobilisés pour défendre une telle vision ?

Il conviendra d’abord de distinguer deux types de ROI qui ne relèvent pas de la même logique économique. En premier lieu, on peut prendre en considération le ROI d’une application de dématérialisation comprenant un volet archivage électronique. En effet, toute dématérialisation implique une conservation sécurisée. La facture électronique fiscalement dématérialisée constitue un exemple emblématique avec la réduction des coûts d’éditique liés à l’impression, la mise sou pli ou encore l’affranchissement. Le coût engendré par la mise en place d’une solution d’archivage légal est alors plus que compensé par la suppression du papier et le ROI global de la dématérialisation s’avère positif.

En second lieu, il est possible d’analyser le ROI d’une plateforme d’archivage électronique susceptible de recueillir des documents issus de différentes filières métier de l’organisation qu’ils soient nativement électroniques – signés ou non – ou numérisés. Les avantages sont alors de trois types : possibilité de créer de nouveaux services, réduction des coûts et maîtrise des risques.

La création potentielle de nouveaux services est un argument stratégique difficilement quantifiable avant la mise en œuvre d’un projet d’archivage électronique. Cependant, il ne doit pas être oublié dans la mesure où dans l’économie de l’information, le patrimoine informationnel est créateur de valeur. L’argument ne permettra pas à lui seul de légitimer un projet d’archivage électronique mais il apparaîtra souvent, après coup, comme un avantage complémentaire.

Pour le reste, on retrouve les domaines déjà identifié en 2007 lors de l’étude réalisée par Markess sur les principaux éléments déclenchant l’archivage des contenus électroniques. Les 165 organisations interrogées classaient alors leurs motivations dans l’ordre suivant : accès facilité aux contenus & information partagée ; contexte légal et règlementaire ; réduction des coûts & gain de productivité.

 Réduction des coûts : le temps plutôt que l’espace

Lorsqu’on aborde la question de la réduction des coûts associée à l’archivage électronique, il est parfois tentant de prétendre que les m2 de linéaires consacrés aux archives papier seront voués à la disparition. Au risque de remettre partiellement en cause un lieu commun, il est important de souligner que les économies ne seront pas forcément très spectaculaires en la matière. En effet, le papier ne va pas disparaître de l’organisation et, pendant un certain nombre d’années, il va coexister avec l’électronique. Il conviendra donc de disposer de deux systèmes d’archivage dont il sera difficile de prétendre qu’ils s’avèreront nettement moins onéreux que l’ancien système uniquement dédié aux documents papier. Les économies peuvent en revanche être significatives si la mise en œuvre de l’archivage électronique permet de renoncer à un investissement tel que la construction ou la location d’un nouveau bâtiment pour absorber la croissance de le masse des archives papier.

Les économies d’espace existent mais elles ne peuvent à elle seules justifier la rentabilité d’un système d’archivage électronique car les véritables gains se situent dans la diminution du coût d’accès à l’information. Selon différentes études, on passe 50% de son temps à chercher de l’information et seulement 5 à 15% à la lire. Marc Delhaie, Directeur général d’Iron Moutain France, indique pour sa part, dans un article cfo.news du 3 novembre 2008 qu’une une entreprise perd en moyenne un document sur 20 et que celui-ci prend, toujours en moyenne, 25 heures à être recréé. Si l’on opère un rapprochement entre les heures consacrées – perdues – à rechercher ou à reconstituer de l’information et les coûts salariaux associés, les projets d’archivage électronique deviennent assez naturellement rentables sur une période relativement courte.

Si la conservation électronique coûte parfois aussi cher que l’archivage papier, le traitement d’une archive électronique (rechercher, diffuser, publier, partager) est beaucoup plus économique que celui d’une archive papier.

 Combien cela peut coûter si on ne le fait pas ?

L’archivage électronique doit-il pour autant être nécessairement rentable ? Lorsqu’on parle d’archivage à vocation probatoire (ou « archivage légal »), on est bien souvent dans le domaine des obligations réglementaires. Il n’est pas forcément judicieux d’opter pour un mode de réflexion qui fait de l’observation de la loi une option éventuelle que l’entreprise à la faculté de retenir ou d’écarter, même temporairement.

La maîtrise du risque de conformité autorise pourtant à placer le débat sous l’angle économique à condition de retenir la bonne question qui n’est plus « combien cela coûte ? » mais bien « combien cela peut coûter si on ne le fait pas ? ». C’est le même type de raisonnement économique que celui appliqué aux solutions de sécurité informatique – quel est le ROI d’un firewall ? – voire pour les primes d’assurances. La quantification consistera alors à estimer la probabilité de survenance d’un évènement et les coûts qui pourraient en résulter en l’absence de solutions adaptées en matière d’archivage probatoire. Ces coûts peuvent inclure les condamnations, amendes mais aussi les frais de justice, le temps perdu par le management ou les atteintes à l’image de marque (des analystes considèrent que le coût de l’atteinte de l’image est en moyenne sept fois supérieur aux coûts directs engagés dans un sinistre, qu’il soit matériel ou financier).